Spreadsheet yang kamu buat di Excel bisa kamu simpan dalam beberapa jenis file. Salah satunya adalah file PDF.
Tetapi jika kamu baru pertama kali menyimpan spreadsheet Excel dalam format PDF, maka mungkin kamu akan merasa kebingungan dengan tampilan file Excel yang kamu simpan dalam format tersebut. Ini wajar mengingat file yang sudah selesai dibuat tampak berbeda dengan yang kita simpan.
Sebenarnya untuk menyimpan spreadsheet Excel dalam format PDF, kamu harus mengatur spreadsheet tersebut terlebih dahulu agar hasilnya tidak berantakan.
Ada beberapa alasan kenapa orang menyimpan file Excel dalam bentuk PDF. Salah satunya adalah agar file yang mereka buat tidak dapat diedit.
Tetapi apapun alasannya, menyimpan file Excel dalam format PDF bisa menjadi hal yang cukup rumit.
Kamu sebenarnya bisa langsung menyimpan file tersebut ke dalam format PDF. Tetapi nantinya, tampilan file akan menjadi berantakan dan sulit dimengerti. Ukuran cell yang menjadi terlalu kecil sehingga suit dibaca atau kolom menjadi acak adalah hal yang akan kamu lihat dalam file tersebut
Nah, untuk menghindari hal itu, ada beberapa hal yang perlu disiapkan.
Atur Halaman Yang Akan Disimpan
Coba masuk ke tab Page Layout.
Di sana, kamu akan menemukan sejumlah menu untuk mengatur halaman seperti :
- Margins : Berguna untuk mengatur jarak antara tepi dan sel pertama.
- Orientation : Dapat digunakan untuk memilih antara landscape atau portrait.
- Size : Untuk menentukan ukuran halaman.
Kamu bisa mengatur halaman yang ingin kamu simpan dalam format PDF dengan menggunakan menu-menu tersebut.
Selain itu, kamu juga bisa menambahkan header and footer dengan cara mengklik Print Titles.
Setelah itu di jendela Page Setup, kamu bisa mengklik tab Header/Footer. Di sana kamu bisa memilih header and footer yang sudah disediakan atau membuat header and footer baru dengan mengklik Custom.
Menggunakan Print Area
Langkah selanjutnya, kamu perlu menentukan arena mana yang akan disimpan dalam format PDF dan berapa banyak baris dan kolom di setiap halamannya. Caranya adalah dengan menggunakan Print Area.
Sekarang, coba klik dan seret kursor mouse hingga semua cell yang ingin kamu simpan sudah diblok. Setelah itu, buka Page Setup dan pilih Print Area. Lanjutkan dengan memilih Set Print Area.
Nanti akan tampak garis abu-abu tipis diseluruh area yang telah diblok. Semua yang ada diluar area tersebut tidak akan dimasukan ke dalam file PDF.
Menggunakan Page Break
Buat yang ingin menggunakan page breaks, kamu bisa memilih cell mana yang ingin kamu tempatkan page break. Setelah itu, klik tab Page Layout dan pilih Page Setup. Lanjutkan dengan memilih Page Breaks. Lalu klik Insert Page Break.
Sheet Options
Fitur lain yang juga perlu diperhatikan adalah Sheet Options.
Kamu bisa mengakses fitur ini dengan cara klik tab Page Layout, lalu klik tanda tanda panah yang sangat kecil di sebelah Sheet Options.
Nantinya, di tab Sheet yang terdapat di jendela Page Setup, kamu bisa melakukan sejumlah pengaturan yang dapat mempengaruhi tampilan file Excel.
Menyimpan Spreadsheet Excel Sebagai File PDF
Untuk menyimpan spreadsheet Excel dalam bentuk file PDF, kamu bisa mengklik tab File dan pilih Save As.
Lalu klik Save as Type dan pilih PDF. Lanjutkan dengan mengklik Save. Maka file akan disimpan dalam bentuk PDF.
